L’archivage des documents est primordial pour une entreprise et est un acte obligatoire et réglementé par l’État. La durée de conservation des documents doit ainsi être respectée et comprend notamment les documents comptables, fiscaux, mais également les factures clients et fournisseurs.
Découvrez sur Gestav le nombre d’années qu’il faut garder les factures de son entreprise.
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Pourquoi est-il essentiel de garder les factures ?
Garder les factures de son entreprise tout en respectant la durée légale de conservation imposée par l’État est essentiel pour rester dans la légalité et ne pas recourir à des sanctions.
La conservation des factures permet notamment d’avoir une preuve écrite des diverses transactions et de prouver les conditions d’un échange commercial pendant un litige.
Conserver les factures clients ou fournisseurs est obligatoire également en cas de demande de contrôle par l’administration fiscale pour prouver que l’entreprise est dans les règles.
Les factures sont des documents comptables considérées comme des pièces justificatives de la comptabilité dont le délai de conservation est obligatoire et stipulé par l’article L. 123-22 du Code du commerce. Ne pas respecter la durée imposée pour garder les factures amène l’entreprise dans l’illégalité et la classe comme contrevenante à la législation.
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Délai obligatoire pour conserver les factures
Pour justifier son activité en cas de contrôle, l’entreprise est obligée de garder pendant une certaine période, certains documents comptables, commerciaux, fiscaux et sociaux, dont les factures.
Selon la nature du document, le délai de conservation sera différent.
La durée obligatoire pour garder les factures clients et fournisseurs est de 10 ans après la date de clôture de l’exercice, que ce soit des factures papier ou des factures électroniques. Si l’entreprise souhaite toutefois conserver pendant une période plus longue ses factures, elle est dans son droit.
Les factures relatives aux immobilisations amortissables doivent quant à elles être conservées 3 ans, soit 2 ans après cet amortissement.
En ce qui concerne les factures électroniques, ces dernières doivent être sauvegardées 3 ans sous leur format d’origine. Après ces trois années, l’entreprise peut garder les factures au format qu’elle souhaite.
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Risques encourus en cas de non-respect du délai obligatoire pour garder ses factures
En cas de non-respect du délai obligatoire pour garder ses factures, l’entreprise s’expose à des sanctions fiscales, commerciales et pénales.
En effet, si l’entreprise ne respecte pas la durée obligatoire, elle risque une amende de 10 000 euros pour toute facture absente ou détruite.
Il est donc très important de bien garder les factures clients et fournisseurs d’une entreprise pendant 10 ans pour éviter tout litige, que ce soit avec ces derniers ou bien avec l’administration fiscale. Les factures sont des preuves importantes et leur conservation permet d’éviter un bon nombre de problèmes.
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